Телефонизация офиса

Телефонизация офиса и другие задачи офисной связи.

Как организовать  и настроить телефонию в офисе? Какую мини АТС выбрать, а потом купить?  Все говорят, что лучше виртуальную? А точно все?  Короче говоря, телефонизация офиса — проблема, с которой имеют дело и небольшие предприятия, и крупные компании. 

Телефонизация офиса, возможности и задачи офисных АТС — вопросы, которые мы подробно рассматриваем в статье «Мини АТС и офисная связь.» Рекомендуем ее посмотреть.

А еще предлагаем подробнее узнать о том, как с помощью офисной мини АТС организуют, собирают и проводят телефонные конференции. Вот ссылка на эту статью.

Наконец, есть такая полезнейшая вещь, как селекторное совещание. Оказывается, и его можно — и еще как можно! — проводить, используя для этого мини АТС. Правда, далеко не каждую. А вот какую, почему и как, посмотрите здесь. 

---

В этой статье рассмотрим разные решения офисной телефонии ( и не только телефонии!), разберемся с некоторыми моделями мини АТС и их возможностями. 

Но вначале — важное замечание.

Телефонизация офиса — вопрос не роскоши, а оптимальной организации труда и управления.

Наличием мини АТС в офисе уже давно никто не хвастается, это норма. Саму телефонную станцию тоже никто, кроме особо посвященных, не видит. Как правило, мини АТС и другое телекоммуникационное оборудование размещают в специальных помещениях. Так что, интерьер они не портят. 

Честно говоря, клиенту или контрагенту наплевать, какая мини АТС у вас стоит, аналоговая она, цифровая или даже (о, это круто!) IP. Не говоря уже о писке моды — виртуальной АТС. Ему нужно дозвониться, быстро попасть на нужного сотрудника, оперативно получить информацию. После этого он скажет «спасибо» и положит трубку. 

То же самое касается и сотрудников офиса, и руководства.

Поэтому при выборе и настройке телефонной станции нужно исходить исключительно из задач и условий  конкретного офиса,  его дальнейших перспектив. 

Выбор мини АТС для офисной телефонии.

Чтобы не повторять целиком содержание статьи «Как выбрать мини АТС», сосредоточимся на самых важных моментах.

Способ подключения к ТСОП (телефонной сети общего пользования).

В ряде случаев мини АТС требуются исключительно для внутренней связи, поэтому их так и называют — внутренняя мини АТС.

Но офис без связи с внешним миром — крайне редкий случай. Поэтому станция должны иметь выходы на ТСОП.  Модель станции нужно выбирать в первую очередь по этому критерию.

• Подключение по аналоговым соединительным линиям. Если ГАТС (городская АТС) предоставляет только такую возможность, то мини АТС для офиса должна быть либо аналоговой, либо иметь некоторое количество портов СЛ (соединительных  линий).
• Цифровое подключение. Если так, то мини АТС должна обеспечивать такую возможность. При этом никто не мешает ей иметь аналоговые порты, в особенности порты АЛ (абонентских линий).
• Подключение по IP. Конечно, в этом случае в конструктиве станции должно быть предусмотрено IP подключение.  Впрочем, если не требуется большое количество IP каналов, аналоговая мини АТС тоже подойдет. Дело в том, что к портам СЛ можно подключать IP шлюзы и таким образом иметь офисную IP телефонию.

Емкость и функционал.

Во-первых, речь идет о количестве портов для подключения внешних каналов и внутренних абонентов. 

А также о соотношении внешних и внутренних линий. Понятно, что если офис компактен, сотрудников (а значит, и телефонных аппаратов) немного, то станция с большой емкостью просто не нужна. 

Во-вторых, важно понять, какие функции мини АТС в офисе действительно нужны.

Дело в том, что любая мини АТС (в том числе, аналоговая) обеспечивает очень приличный набор функций.  И если сотрудники ими действительно пользуются, то мини АТС и окупается быстрее, и прибыль приносит вполне ощутимую. А вот если возможности станции толком не используются, то дорогая АТС с кучей лишних функций — явно не самое бюджетное приобретение.

В-третьих, помимо понятия «модель мини АТС» существует и понятие «конфигурация».

Это значит. что большинство моделей  офисных станций построены по модульному принципу. Поэтому они могут обеспечить разное количество внешних и внутренних линий. Конечно, до определенного предела. Например, станция Максиком MP48 может предоставить до 48 портов. «До» означает, что в конкретной конфигурации их может быть и 48, и 40, и 24, и даже 8. Все зависит от того, сколько и каких плат расширения устанавливается в базовый блок. Если текущая конфигурация, скажем, «занимает» 24 порта, то впоследствии можно добавить еще 16, потому что в базовом блоке остаются 2 свободных слота для установки плат расширения. 

Однако, некоторые модели выпускаются в одной или нескольких неизменяемых конфигурациях. Классический пример — мини АТС 308. 3 внешние, 8 внутренних — и все. Больше ничего добавить нельзя. 

Наконец, во многих случаях одну и ту же требуемую конфигурацию могут обеспечить разные модели. 

И вот здесь очень важно понимать разницу между текущими и перспективными потребностями. Ведь телефонизация офиса — задача не только «на сегодня», но и, как минимум «на завтра.»

Вот пример. Один из популярных запросов — «мини АТС на 20 абонентов«. Значит, требуется подключить 20 внутренних телефонов. ОК. А сколько и каких внешних каналов нужно? А планируется ли расширение? 

В зависимости от ответа на эти вопросы, предложение может оказаться разным. Показываем на примере мини АТС Максиком.

Максиком MP35. 

Ближайшая к требуемым параметрам конфигурация — 8х25. Неизменяемая. 

Максиком MP48. 

Есть варианты 3х21, 5х27 и 8х24. Как видите, соотношение внешних и внутренних линий разное. А еще в базовом блоке останутся свободные слоты. Например, в один из них очень рекомендуется установить плату с 4-мя портами системных телефонных аппаратов (СТА)

Максиком MP80.

То же самое, но количество свободных слотов будет больше. 

Максиком MXM500P.  (цифровая).

Есть варианты 9х21 и даже  20×20. При этом в базовом блоке останется большой потенциал расширения. Например. если один из слотов занять IP платой, мини АТС буквально «расцветет» IP телефонией. Потому что одна такая плата обеспечивает подключение до 64 SIP-транков и до 128 внутренних IP абонентов. Ну и, конечно, больше возможностей и функций. 

Реальные потребности в виртуальной АТС.

Свои соображения и аргументы мы представили в этом материале. 

Самые важные выводы вкратце сформулируем здесь.

• Телефонизация офиса исключительно на базе виртуальной АТС, включая внутреннюю связь — решение, которое подойдет далеко не всем. Там есть ряд уязвимостей в смысле надежности и безопасности.
• Виртуальная АТС может быть действительно отличным решением для отдела продаж, колл-центров и т.п. Что никак не исключает наличия своей собственной аппаратной мини АТС. Главное — правильно распределить между ними  задачи. 
• При наличии собственной IP АТС реально состыковать ее с виртуальной АТС и извлекать выгоду из этого сочетания.

 

А теперь — к моделям мини АТС  и другому оборудованию офисной связи и решениям. Причем не всем возможным, а решениям, которые строятся на основе мини АТС МАКСИКОМ. Российских телефонных станций, которые мы разрабатываем и производим именно для российского потребителя.

 

ТЕЛЕФОНИЗАЦИЯ ОФИСА И ОБОРУДОВАНИЕ ОФИСНОЙ СВЯЗИ.

Автоматические телефонные станции для организации  телефонной, громкоговорящей, факсимильной и переговорной связи в офисе. Разумеется. с поддержкой IP-телефонии. Как же без нее!

 

МАКСИКОМ MP11

Это действительно мини АТС, причем «мини» — в буквальном смысле слова. Габариты этой станции (245х175х50 мм) настолько малы, что ее не нужно устанавливать в специальную стойку. Но малые размеры отнюдь не означают малые возможности.

Ознакомиться с техническими и функциональными характеристиками этой мини АТС можно здесь. 

Станция является гибридной — в том смысле, в котором этот термин впервые применила компания Panasonic. То есть, помимо обычных телефонных аппаратов, к ней можно подключать системные. И даже программировать станцию  с такого телефона, хотя удобнее делать это с персонального компьютера. 

Самая популярная конфигурация MP11 — 3 внешних, 8 внутренних линий. Вообще говоря, мини АТС 308  — самая востребованная конфигурация в компактных офисах. 

Вот описание этой конфигурации.

А на этом рисунке видно, что к станции можно подключать не только обычные телефонные аппараты (любые, даже с дисковым номеронабирателем будут работать!), но и системы DECT.

Наконец., кто сказал, что эта модель мини АТС не поддерживает IP телефонию? Еще как может. Для этого к порту (да хоть ко все портам) СЛ подключают VOIP шлюзы FXS. Кстати, к абонентским портам можно подключать VOIP-шлюзы FXO.

 

МАКСИКОМ MP35

Эта станция также имеет очень небольшие габаритные размеры — 260х180х70 мм. Поэтому ее также не обязательно устанавливать в стандартную стойку 19». 

Функционал и возможности этой станции аналогичны MP35, но емкость больше. Однако, есть важный нюанс. Если MP11 обеспечивает до 3-х одновременных разговоров (MP11 308 — до 4), то MP35 — уже до 10. Конечно. в зависимости от конфигурации.

Подробнее об этой станции — на ее «персональной странице»..

Максиком MP35 поставляется в 7 вариантах конфигураций, из которых наиболее популярны 6х15 и 8х25.

Поддержка IP телефонии. как и в случае MP11, обеспечивается подключением VOIP-шлюзов. 

 

 

МАКСИКОМ MP48/MP80.

Это семейство станций исходно носит название «офисные системы связи».  Для многих офисов с численностью от 30 до 70 сотрудников эта модель является оптимальным решением. Кстати, ее очень часто используют и в качестве коммутатора диспетчерской связи. 

Подробнее о станциях MP48 и MP80.

С точки зрения возможностей, MP48 — очень привлекательное решение даже для небольших офисов, имеющих перспективы роста. Сначала  можно обеспечить текущие потребности связи. А оставшиеся свободными слоты — гарантия того, что и перспективные тоже можно будет удовлетворить. 

Вот некоторые примеры использования этой модели в качестве офисной системы связи.

УАТС MP80 имеет практически аналогичный MP48 функционал, но большую емкость.  И обеспечивает большее количество одновременных разговоров (MP48 — до 12, MP80- до 16).  Как и в случае семейства MP11/MP35, IP телефония обеспечивается через IP шлюзы. 

Пример решения на 50 внутренних номеров — здесь. 

МАКСИКОМ MXM500P. 

Это цифровая АТС. которая при установке IP платы превращается в аппаратную IP АТС.  Модель используют для масштабных решений. Даже один блок АТС (а их в конфигурации может быть и 2, и 3, а при определенных условиях — и больше) способен «тянуть» на себе всю систему связи предприятия. 

Подробнее о MXM500P — здесь.

С точки зрения применения в офисах,  станция подходит не только для офисов крупных компаний, но даже для небольших.  При этом одна плата IP сразу дает до 64 sip-транков и до 128 внутренних абонентов,  а если установить еще одну, IP-возможности вырастут вдвое. Но даже и без IP платы, в какой-нибудь небольшой конфигурации, MXM500P обеспечивает очень много возможностей.  Если подключить к ней хотя бы один системный телефон — тем более. Если же этот телефон цифровой, то будет еще удобнее. 

Пример — УАТС 15х65.

Если офису требуется многоканальный 8(800), то MXM500P с IP платой обеспечит все необходимые технические и программные условия. Дело — только за провайдером, который предоставит такой номер.

Подробнее об IP телефонии для офиса на основе цифровой IP АТС Максиком MXM500P — здесь.

И в этой статье тоже

Кстати, в офисе нашей компании многоканальный 8800 в виде конкретного номера 8800 511-15-40 подключены именно к MXM500P. 

Также через sip-транк (в данном случае, двунаправленный) офис Мультикома связан с MXM500P, расположенной на производстве. 

Последний пример показывает, что модель очень удобна для организации IP телефонии между, например, центральным офисом и подразделениями, которые расположены на значительном (да хоть и на очень значительном) расстоянии от головной конторы.

ОФИСНЫЙ ФУНКЦИОНАЛ МИНИ АТС.

Любая мини АТС предоставляет своим абонентам определенный сервис. То есть, так или иначе оптимизирует телефонную связь, облегчает абонентам целый ряд задач.  Кстати, часть сервиса предоставляется и внешним абонентам. Пример —сервис DISA. 

Может быть, вы удивитесь, но у тех же Максикомов есть несколько видов заказа соединения — на тот случай, если в данный момент тот или иной канал занят. Пример функции заказа — автодозвон.  И это сервис в буквальном смысле слова. Станция принимает заказ у абонента, дожидается момента, когда можно его выполнить, и сообщает о его выполнении. В это время абонент может использовать свой телефонный аппарат для приема других звонков или звонить кому-то.  

В составе сервисного списка» АТС Максиком  есть все необходимое для работы офиса. Более того, некоторые функции просто уникальны, потому что «заточены» под российские условия и  менталитет.  И, надо сказать, даже у самой маленькой станции MP11 этот список весьма внушителен. А уж у цифровой MXM500P — и подавно. 

Самое главное — настроить станцию так, чтобы нужные функции достались нужным абонентам. Тогда телефонная связь полностью отобразит все тонкости организации работы офиса. 

В этой статье рассказывается о сервисных функциях АТС Максиком.

А здесь — о том, какие функции офисной АТС в первую очередь понадобятся руководителю.

Как уже говорилось выше, телефонизация офиса — не только технический, но и организационный вопрос.  Среди прочего. организационные моменты тесно связаны с т.н. оконечным оборудованием. То есть, с тем оборудованием, которое подключают к портам станций.  Сейчас самое время рассказать об этом. 

 

Телефонные аппараты для офисной связи

Аналоговые проводные телефоны и DECT для установки в офисе.

Первое и самое важное. Если речь идет об аналоговых телефонных аппаратах ( а таковых по всей стране многие сотни тысяч), то к мини АТС Максиком можно подключить любой. И самый современный, и заслуженный,  даже с дисковым номеронабирателем ()их еше называют «бабушкиными телефонами»).  

Поэтому заказчик выбирает те модели, какие ему нравятся. Если аппараты уже имеются и устраивают, срочная замена телефонного парка не нужна. 

Второе. К портам АЛ любой модели АТС Макси ком можно подключить базу DECT.  Соответственно, если в офисе привыкли пользоваться такими аппаратами -нет проблем.  С точки зрения работы мини АТС, предоставления сервиса абонентам — никакой разницы.

IP-телефоны.

Их можно подключать либо через IP-шлюзы, либо через IP плату. Во втором случае речь идет, конечно, о MXM500P. Эта станция поддерживает широкий выбор IP/SIP телефонов, в том числе, видеотелефонов. 

Выбор конкретной модели (стационарный, стационарный с гарнитурой, видеотелефон, DECT) определяет заказчик.  Например, по нашему опыту. многие хотят подключать IP телефоны Grandstream. 

Системные телефоны, как их использовать в офисной связи.

Когда планируется телефонизация офиса, один из самых частых вопросов — «какой телефон поставить руководителю». При наличии мини АТС в офисе  ответ — «системный телефон». Конечно,  рядом с СТА могут стоять и другие телефонные аппараты. Но очень вероятно, что именно системным ТА руководитель будет пользоваться чаще всего.  Как минимум, потому что СТА  — аппарат повышенной комфортности. Но дело не только в этом.

Системный телефон — в первую очередь пульт оперативной связи. В том числе, директорской. С этого аппарата можно реально управлять системой связи. Проводить конференции, а если СТА подключен к MXM500P — и селекторные совещания. Делать объявления по громкой связи. Вызывать нужных абонентов и их группы одним нажатием запрограммированной клавиши. Таких клавиш у СТА целых тридцать, но если нужно больше, есть решение. Это решение — консоль расширения на 60 дополнительных клавиш. 

Описывать все возможности СТА — значит повторять руководство по его использованию.  На этой странице вы сможете подробно ознакомиться с описанием возможностей одной из моделей СТА — STA30W. Там же можно скачать руководство и памятку для пользователя.

Важно! СТА Максиком оказались настолько удобными и эффективными устройствами, что на них с интересом смотрят производители других отечественных АТС. В частности, наши системные телефоны теперь работают и в составе АТС М-200. 

Системными телефонными аппаратами желательно оборудовать не только рабочее место директора. Эти аппарата очень пригодятся всему руководящему составу.

И, конечно, секретарю. Однако, системный телефон на столе секретаря — не единственный способ сделать работу этого сотрудника эффективнее. 

 

Интеллектуальные автосекретари для оптимизации офисной телефонной связи.

Работу секретаря, особенно в крупном офисе, можно сделать более эффективной, если разгрузить его от избыточной рутины.

Для этой цели имеется специальный аксессуар к мини АТС Максиком — интеллектуальный автосекретарь. 

У этого устройства есть много полезных функций.  Среди прочего. имеется система многоуровневых пользовательских меню (до 20 речевых меню, до 16 уровней вложения). Устройство может работать в режиме автоинформатора и обрабатывать входящие вызовы одновременно с разных городских линий.  А еще оно умеет автоматически распознавать факсы и направлять соответствующие вызовы на факсовый аппарат или факс-модем. 

Интеллектуальный секретарь Максиком выпускается в двух модификациях: на 3 и на 6 абонентских линий. 

Переговорные устройства — как их использовать в офисе.

Телефонизация офиса имеет прямое отношение не только к установке телефонных аппаратов, но и к использованию переговорных устройств.

В линейке переговорных устройств «Максифон» есть модель Максифон MXF-vs. Это антивандальное устройство  во многом «ведет себя» как телефонный аппарат, хотя на его лицевой стороне есть всего одна кнопка — кнопка вызова. 

Максифон MXFvs подключают, как и обычный телефонный аппарат, по абонентской линии. А значит, оно является таким же внутренним абонентом мини АТС. как и телефон. 

Переговорные устройства удобно размещать в подсобных и складских помещениях. Но не только!

Дело в том, что ПУ являются очень важным компонентом системы громкого оповещения.  Как общего. так и индивидуального. Если офис организован по кабинетному типу, в каждом кабинете желательно иметь переговорное устройство громкой связи. Через него руководитель или секретарь передадут информацию, адресованную конкретному сотруднику или сотрудникам в этом кабинете. И, кстати. немедленно получат обратную связь. 

Один из вариантов применения переговорного устройства в составе УАТС — переговорная связь «Директор-секретарь». Однако, есть и специальная переговорная система, которая не требует подключения к мини АТС. О ней расскажем чуть ниже. 

Адаптеры для ГГС в офисе.

Наряду с индивидуальным оповещение в кабинетах, в офисе может потребоваться общее громкое оповещение. И если телефонизация офиса осуществляется на базе мини АТС Максиком, станция, помимо всего прочего, готова выполнить функции коммутатора ГГС.

К абонентским портам станции для этой цели подключают выносные усилители ГГС с портативными громкоговорителями. Или, если нужно, более мощные акустические системы. Во втором случае используют универсальный адаптер линейного выхода. 

Подробнее о том, как организовать громкую связь в офисе, рассказываем в разделе «Системы громкоговорящей связи«. 

Домофоны для офиса.

Линейка домофонов Максифон DMF включает как аналоговые, так и IP домофоны.  В свою очередь, IP/SIP домофоны имеют как аудио, так и видео модификации. Все без исключения модели наших домофонов совместимы с разными электромеханическими и электромагнитными замками. 

Аналоговые домофоны DMFu подключают к абонентским портам мини АТС. 

Вызов с домофона можно навести на любой  офисный телефонный аппарат. Более того, предусмотреть ситуации, в которых этот ТА будет занят или не ответит. В таком случае вызов автоматически перейдет на другой аппарат (аппараты) — в соответствие с таблицей наведения.  Естественно, что сотрудник, который принял вызов со своего ТА и удостоверился в том, что посетителю можно пройти в офис, открывает дверь дистанционно с этого же телефонного аппарата. 

IP домофоны вообще не обязательно подключать к мини АТС — достаточно наличия локальной сети. В этом случае принять вызов и открыть дверь можно с персонального компьютера. Однако, если в офисе установлена аппаратная IP АТС, IP/SIP домофон удобно сделать ее внутренним IP абонентом.

Отличительной особенностью видеодомофона Максифон MB|MF-IP a\video является наличие камеры Full-HD. А также — возможность подключения дополнительной IP камеры.  Таким образом, можно организовать постоянное видеонаблюдение территории перед дверью, а также записывать и хранить соответствующие видеофайлы. 

Переговорная система «Директор-секретарь»

Комплект переговорных панелей Максифон MXF-DS  вообще не требует подключения к мини АТС. Это самостоятельная переговорная дуплексная система. 

Панель директора управляет началом и окончанием разговора. При необходимости директор  может отключить микрофон, но при этом продолжает слышать, что говорит секретарь.

Директорскую панель можно закрепить как на горизонтальной плоскости (например, на столе), так и на стене.

Если директору удобнее разговаривать, расхаживая по кабинету, панель можно оборудовать выносным микрофоном на гнутой «шее» со специальной насадкой из акустического поролона.

На панели секретаря также имеется кнопка вызова, поэтому он при необходимости сам может вызвать директора. 

Антивандальное исполнение, защита от влаги IP54 — гарантия того, что даже случайно пролитый кофе не нанесет ущерб работоспособности системы. 

Длина двухпроводной линии между панелями достигает 300м.  Поэтому в крупном офисе Максифон MXF DS  удобно использовать в более широком смысле — как переговорное устройство между кабинетами. И эти кабинеты, как видите, могут быть расположены на большом расстоянии друг от друга.

Наконец, минималистичный дизайн панелей и особенности поверхностного слоя позволяют красить устройства в любые цвета RAL. А также наносить дополнительные надписи и (или) инфографику по заказу. 

 

Телефонизация офиса: резюме и советы.

Самое важное в офисной связи — четкое понимание заказчиком ее задач. И это понимание никак не зависит от оборудования. Наоборот, выбор оборудования напрямую зависит от него.  

Надеемся, нам удалось показать, что мини АТС обеспечивает  большой простор для реализации самых разных алгоритмов управления. И поверьте, даже из самой маленькой АТС можно «выжать» очень многое.   Особенно если грамотно подобрать оконечное оборудование и настроить систему под конкретные задачи.

«Круто» — это когда все работает так, как вам нужно. 

Поэтому не стоит гнаться за внешними признаками крутизны. Реальная крутизна — это ваш опыт организации и управления. Вот его-то и нужно воплотить в задачи, которые реализуются системой связи.  И тогда специалистам будет ясно, что именно вам предложить, что подключить и как настроить.

«Просто» — это не всегда плохо. Но и не всегда хорошо. Смотря как понимать.

В современном мире люди все больше проявляют склонность к простым решениям. Чтобы не надо было думать лишний раз, ткнул — получил.  Увы, с офисной связью это так не работает. Точнее, работает только на уровне простых переговорных систем «Директор-секретарь». С мини АТС не так. 

С одной стороны, большое количество неиспользуемых функций — это просто деньги на ветер. Покупая мини АТС в офис. вы приобретаете специализированный компьютер и платите за все его возможности.  Поэтому, если реально вы готовы использовать десяток функций, вряд ли есть приобретать дорогое оборудование, которое потенциально готово предоставить  сотню.

С другой стороны, если уж станцию выбрали, желательно настроить ее самым оптимальным образом. Из любого устройства нужно выжать максимум того, что оно может. Небольшие дополнительные затраты на настройку окупятся с лихвой.  

Короче говоря, выбрав оборудование определенного уровня сложности,  используйте всю эту сложность себе на пользу. Кстати. когда все правильно настроено, пользоваться системой всегда просто и удобно.

Больше спрашивайте и уточняйте ответы.

Обращаясь в компанию, которая занимается поставками оборудования связи. вы практически со 100% вероятностью попадете на отдел продаж.  Главная задача менеджера, с которым вы будете разговаривать — продать. Но вам нужно не просто купить, а потом пользоваться — с выгодой и без головной боли. 

Поэтому задавайте побольше вопросов, уточняйте, выпытывайте. Пусть менеджер докажет. что он не только хороший продажник, но еще и специалист в той области, которую представляет. 

Мы сознательно делаем упор на этом моменте. Дело в том, что в нашей компании работают именно специалисты, которые отлично знают технику, которую продают. До мелочей. А если возник какой-то уж очень специфический и тонкий вопрос, они немедленно свяжутся с разработчиками, специалистами по программированию мини АТС. И ответят. Кстати, для того чтобы все это происходило без задержек, задействованы все возможности АТС МАКСИКОМ MXM500P,  которая установлена в нашем офисе.

Требуется телефонизация офиса? Будем рады помочь!