Синергия IP-телефонии и профессиональных устройств для организации качественных виртуальных встреч: конференции и селекторные совещания в системах связи Максиком

Собрать всех сотрудников в одной комнате может быть дорого и затратно по времени. Как объединить людей для совместной работы на больших расстояниях?

Ответ прост — путем организации конференций и селекторных совещаний по IP.

В этой статье:

1. Организация конференций и селекторной связи: доступно и эффективно
2. Преимущества IP селекторных совещаний для бизнеса
3. Особенности выбора оборудования для организации конференций и селекторной связи по IP
4. Конференции и селекторные совещания на основе Цифровой IP АТС Максиком MXM500P: современное решение для бизнеса
5. Системные телефоны Максиком: удобство и функционал
6. Переговорные устройства и спикерфоны Максифон: практичность и качество
7. Масштабируемость и иерархия систем связи Максиком для организации конференций и селекторной связи

Лучшие результаты совместной работы достигаются, когда все находятся лицом к лицу в одной комнате. Будь то команда из 5 или 50 человек, ничто не заменит прямое физическое взаимодействие при решении проблем. Но это не всегда возможно.

Некоторые команды рассредоточены географически, так как компании работают на разных рынках. Иногда подходящий человек для выполнения задачи находится на другой стороне земного шара. Зачастую требуется проведение встреч между различными проектными группами или офисами (например, региональные продажи и т. п.).

Телефонные конференции и селекторную связь бизнес использует уже десятилетиями, однако раньше такой способ коммуникации не был лёгким в использовании, доступным по цене или открытым для всех. Только крупные корпорации могли позволить себе оборудование, лицензии на программное обеспечение и расходы на услуги конференц-связи.

IP АТС и специализированное оборудование связи кардинально изменили правила игры. Теперь конференц-связь доступна и по карману бизнесу любого размера. Даже небольшой стартап может получить все преимущества внутренней и IP-телефонии, проводить селекторные совещания и конференции, пользуясь всеми преимуществами личных встреч без больших затрат.

Основные преимущества использования IP селекторной связи, специализированных телефонных аппаратов и спикерфонов для Вашей компании:

• Замена личных встреч и сокращение транспортных расходов,
• Оперативность в решении важных вопросов,
• Уменьшение времени, проводимого сотрудниками в пробках,
• Исключение отвлекающих факторов на встречах (закуски, разговоры, перебои и т. д.),
• Отсутствие необходимости перестраивать графики сотрудников для регулярных встреч,
• Возможность менеджерам чаще встречаться с командой, даже если они работают в разных офисах,
• Поддержание связи между сотрудниками разных филиалов,
• Формирование профессионального сообщества и сотрудничества в коллективах.

Особенности, на которые стоит обратить внимание при выборе оборудования для организации конференций и селекторной связи

Система связи должна соответствовать конкретным потребностям в коммуникации:

• Качество звука — пульты связи и спикерфоны должны поддерживать устранение эха и подавление шума для обеспечения чистого и чёткого звука,
• Качественная и чёткая громкая связь – важно убедиться, что радиус действия микрофона соответствует размерам комнаты для встреч,
• Громкость динамика — возможность регулировки громкости динамика должна обеспечивать нужное качество звука в разных помещениях,
• Совместимость — телефонные аппараты для сбора совещаний должны соответствовать внутренней и внешней системе связи компании, например, как в случае с организацией селекторных совещаний на базе IP АТС,
• Возможность различных вариантов подключения – для того чтобы собрать всех нужных участников, варианты подключения должны поддерживать внутренних и внешних абонентов, проводные и беспроводные технологии. Это важно, чтобы максимально адаптировать систему связи к настройкам Вашего офиса,
• Идентификация – важно, чтобы используемый для организации селекторной и конференц связи телефонный аппарат поддерживал идентификацию звонящего, навигации по меню и управления звонками,
• Масштабируемость — если Ваша организация планирует расширение, выбирайте систему связи, которую можно будет масштабировать дополнительными устройствами для проведения более крупных встреч,
• Функции безопасности — устройство должно обеспечивать шифрование и контроль доступа для защиты конфиденциальной информации, обсуждаемой во время конференций. Такую задачу максимально эффективно решает селекторная связь на базе внутренней АТС предприятия,
• Простой интерфейс — удобный и интуитивно понятный интерфейс может сэкономить время и облегчить обучение пользователей,
• Запись и воспроизведение — селекторные совещания и конференции, которые проводятся в рамках единой системы связи компании, позволяют записывать конференц-звонки для последующего использования или воспроизведения,
• Индивидуальная система связи — позволит учесть Ваш бюджет и ценность телефонии для организации, эффективно находя баланс между функционалом и доступностью,
• Гарантия и поддержка — выбирайте устройства с гарантией и надёжной поддержкой для решения потенциальных проблем и вопросов.

Как объединить IP-телефонию предприятия и специализированные устройства для организации конференций и селекторных совещаний?

IP-селекторная связь предоставляет уникальную возможность для проведения оперативных совещаний с участием удалённых абонентов, а применение IP-телефонии в данном контексте (как и в большинстве других случаев) позволяет значительно снизить расходы на внешнюю связь.

Конференции и селекторные совещания на основе Цифровой IP АТС Максиком MXM500P: особенности и преимущества

• Максиком MXM500P – это уникальная мини АТС на российском рынке, оснащённая встроенной функцией селекторной связи, а также множеством других полезных сервисных возможностей. Одним из ключевых её преимуществ является возможность подключения разнообразного оконечного оборудования: от системных телефонных аппаратов, которые максимально эффективно выполняют роль пультов селекторной связи до устройств громкоговорящей связи с функцией спикерфонов. Эти устройства идеально подходят для организации и проведения телефонных конференций и селекторных совещаний,
• Второе важнейшее преимущество – обеспечение максимальной конфиденциальности внутренней корпоративной связи. Настройки SIP-мини-АТС предусматривают возможность шифрования, что усиливает защиту данных. Внутренние аналоговые линии связи также обладают встроенной защитой от внешних вмешательств, функционируя по умолчанию в безопасном режиме,
• Как быть, если пропал доступ к сети Интернет? Системы связи на базе Максиком MXM500P способны функционировать даже при неожиданном отсутствии доступа к Интернету. В подобных ситуациях внутренняя и внешняя связь сохраняется, хотя интенсивность внешнего трафика может быть ограничена. Однако офис не останется без связи, а бизнес-процессы компании не прекратятся, лишь временно замедлятся, что позволяет минимизировать риски и обеспечить стабильную работу.

Реализация IP-селекторной связи

1. Техническая основа — для обеспечения IP-компонента селекторной связи в базовый блок Максиком MXM500P устанавливается плата IP500P, которая позволяет организовать SIP-транки. Стоит подчеркнуть, что данный модуль занимает всего одно из 16 слотов базового блока, оставляя место для других модулей расширения, таких как стандартные телефонные аппараты или специализированные устройства,
2. Системные телефоны — селекторная связь возможна с использованием одного или нескольких системных телефонов, которые обеспечивают организацию аудиоконференций как по IP, так и через традиционные каналы.

• На передней панели системного телефонного аппарата расположены 30 кнопок, которые часто называют клавишами прямого вызова. Системный телефон не только подключается к УАТС, но и настраивается для совместной работы с ней. Например, кнопки можно запрограммировать для вызова конкретной абонентской линии. При нажатии на клавишу УАТС автоматически передаёт вызов на указанную линию, а на дисплее СТА предусмотрена идентификация вызывающего (номер, имя или наименование, которые программируются заранее),
• Дополнительно часть кнопок можно настроить для доступа к каналам громкоговорящей связи (ГГС) или их группам. Одно нажатие — и пользователь выходит на нужный канал или группу. Также можно заранее запрограммировать кнопку для сбора участников конференции или селекторного совещания с определённым составом. Для этого требуется цифровая АТС Максиком MXM500P,
• Работа системного телефона в сочетании с УАТС полностью отвечает требованиям селекторной связи. Центральный пульт (СТА или СТА с консолью расширения) выполняет роль главной станции, а другие абонентские устройства играют роль подчинённых станций,
• Если в конфигурацию системы входят несколько системных телефонов, каждый из них может быть равноправным участником — с возможностью вызывать отдельного абонента, группу абонентов или организовать конференцию. При необходимости между пультами можно установить иерархию, которая определяется при программировании системы. Каждый пульт имеет свои «подчинённые» устройства и может инициировать конференцию, связаться с другими пультами и даже организовать совещание для руководства.

Переговорные устройства — при проведении селекторных совещаний на базе Максиком MXM500P используются не только телефонные аппараты, но также специализированные переговорные устройства, имитирующие функционал телефонов.

Устройства из линейки Максифон отличаются практичностью и удобством. Благодаря включённым в систему переговорным устройствам каждый человек в помещении получает возможность отчётливо слышать разговор в тот момент, когда это необходимо. Технология двусторонней связи позволяет участникам одновременно говорить и слушать, исключая прерывания и паузы. Это особенно важно для создания естественного и комфортного общения во время конференций, поскольку она устраняет дискомфорт, характерный для полудуплексных систем.

• Среди них выделяется IP-переговорное устройство Максифон MXF IP, представленное в двух базовых модификациях: audio и video (эти варианты позволяют подобрать оптимальное решение для различных потребностей и форматов совещаний),
• А также наша новая разработка — переговорное устройство Максифон MXF-pl в пластиковом корпусе со спикерфоном (таких переговорных устройств в системе может быть любое необходимое количество — все зависит от потребностей и задач предприятия). Максифон MXF-pl специально разработан для применения в конференц-залах, он эффективно решает акустические проблемы больших помещений, предоставляя исключительное качество звука,
• Переговорные устройства можно установить практически в любом помещении, которое соответствует их эксплуатационным параметрам.

Настройка и управление

Для настройки IP-селекторной связи и конференций требуется запрограммировать параметры АТС и создать группы абонентов — потенциальных участников. Адреса удалённых участников сохраняются в памяти УАТС, где каждая ячейка поддерживает до 50 символов, включая специальные знаки.

Варианты структуры сборы конференций и селекторных совещаний на основе IP АТС MXM500P

• Совещания только с удалёнными абонентами. Для быстрого вызова программируется одна из кнопок системного телефонного аппарата или консоли,
• Совещания с внутренними IP-абонентами, подключёнными к локальной сети LAN,
• Встречи с участием до IP-абонентов и проводных абонентов,
• Конференции с внутренними и внешними IP-абонентами и подключением проводных абонентов.

Интеграция всех видов связи в одном устройстве

Цифровая IP АТС Максиком MXM500P гармонично объединяет все виды связи в едином устройстве. Это делает конференц-связь и IP-селекторную связь на основе MXM500P комплексным решением, интегрированным в общую систему коммуникации.

Таким образом, АТС Максиком выполняет свои функции без компромиссов, предоставляя возможность проводить конференции и селекторные совещания различного состава одновременно. При этом обычная телефонная связь продолжает функционировать параллельно с IP-коммуникациями, громкоговорящая связь не препятствует передаче факсимильных сообщений, а все разговоры могут быть записаны, проанализированы и защищены от внешних вторжений.

Мультиком — Российский разработчик систем связи с 1989 года!