Повышение производительности и функции АТС Максиком, которые помогут больше никогда не пропустить входящий телефонный звонок клиента

Неэффективное деловое общение – не просто определенные неудобства для компании, это потери производительности и прибыли по причине недостаточно грамотно организованной коммуникации

• Клиенты ожидают, что компании будут доступны и отзывчивы, и когда их звонки остаются без ответа, это создает негативное впечатление,
• В сегодняшней конкурентной бизнес-среде каждое взаимодействие с клиентом имеет значение,
• Пропущенный звонок может означать упущенную возможность удовлетворить потребности клиента, оказать помощь или заключить сделку,
• Очень важно понимать, какое влияние пропущенные звонки клиентов могут оказать на Ваш бизнес, и принимать активные меры для решения этой проблемы,
• Причинами пропущенных звонков от клиентов могут быть большой объем звонков, нехватка персонала или неэффективно организованные процессы обработки входящей связи,
• Не пропустить входящий звонок клиента поможет надежная офисная АТС.

Сегодня расскажем об эффективных функциях офисных АТС Максиком и стратегиях, которые помогут Вам больше никогда не пропустить входящий звонок клиента и повысить общую производительность компании.

Автосекретарь — у вас нет человека-секретаря, который мог бы отвечать на входящие звонки, как убедиться, что вы направляете клиентов в нужный отдел? Ответ: с автосекретарем.

• Эта функция телефонной системы Максиком для того, что сообщить клиентам, в какие отделы обращаться, нажав соответствующую кнопку на телефоне. Как только звонящие набирают номер, звонок перенаправляется в нужный отдел. Автоматизированные операторы являются ключевой особенностью систем деловой телефонии и АТС. 

Перехват вызова — Ваш сотрудник больше не пропустит важный звонок, так как находясь достаточно далеко от рабочего места и услышав, что ему поступил звонок, он может просто набрать код на аппарате коллеги, чтобы принять вызов.

• Если сотрудник находится у другого рабочего места, а в это время звонит его аппарат, Мини АТС Максиком поможет ответить на вызов. Это возможно сделать даже во время передвижения работника по зданию и из кабинета в кабинет. Перехват вызова — необходимое преимущество для компаний, где работники часто перемещаются. 

Переадресация звонков — функция, которая востребована независимо от рода занятия компании и позволяет переадресовать входящие вызовы на определенного работника предприятия.

• Абонент даже не узнает, что его звонок переадресовывается. В моделях Мини АТС «Максиком» это стандартная функция «Посылка вызова», которая поможет оперативно переключить звонок на требуемого абонента либо факс, сэкономив время и силы как сотрудников, так и клиентов. Для этого сотрудник, поднявший трубку, набирает нужный внутренний номер и кладет телефон, внешний абонент сначала будет слышать определенную музыку, затем установится соединение с внутренним адресатом, а если работник по какой-то причине отсутствует, звонок будет переадресован на старый номер.

Следуй за мной — Вы, вероятно, не сидите за столом весь день, а менеджерам нужно посещать собрания и коллег.

• Функция АТС Максиком Следи за мной аналогична переадресации вызовов. Однако Вы можете автоматически перенаправлять входящие вызовы со своего настольного телефона на другой. Уходя с рабочего места, сотрудник может дать станции команду перенаправлять вызовы на другой телефонный номер, например, того отдела, куда направляется. 

Прием вызова во время разговора (одновременные звонки)

• Возможность принимать вызов, если оператор занят. Например, когда работник разговаривает по телефону, и поступает параллельный звонок. Мини АТС Максиком, когда сотрудник разговаривает с клиентом, и в это время поступает еще один звонок, оповестит о нем специальным сигналом. Тогда сотрудник просит клиента подождать пару секунд, набирает простой код и принимает второй вызов, а количество клиентов существенно возрастает.

Заказ соединения — возможность заказать соединение, если сотрудник не может установить связь со стационарным телефоном компании.

• Мини АТС Максиком оповещает о том, что нужная линия освободилась и осуществляет соединение. Эта функция очень эффективно экономит время и увеличивает производительность труда. Если Вы звоните местному абоненту, но его номер занят, просто наберите код “заказ соединения”. Мини АТС оповестит Вас, как только заказанный номер освободится, и соединение установится автоматически.

Музыкальная пауза в режиме ожидания — которую можно подключить от внешнего источника, т.е. на Ваш выбор.

• В крупной компании около 70% всех вызовов переводятся на удержание, среднее время удержания составляет ошеломляющие 43+ секунды, а 90% новых абонентов кладут трубку через 40 секунд без удержания (из них около 30% не перезванивают). Вызывающие абоненты остаются на удержании до 3 раз дольше благодаря музыкальной паузе. Все просто — развлекайте звонящих во время удержания, чтобы они находились в позитивном настроении, когда Вы отвечаете на их звонок.

Общестанционная записная книжка — куда номера заносятся вручную, данная функция нужна, чтобы дать доступ к определенным (в том числе междугородним) номерам всем сотрудникам и оптимизировать производственные процессы.

• Вы можете также использовать записную книжку, чтобы вести журнал данных о клиентах. 

Журналы вызовов — звонки проходят через программное обеспечение, которое записывает ключевые сведения.

• Вы можете использовать данные, хранящиеся в журналах вызовов, для отслеживания активности продаж. Например, увидеть, что только на 30% вызовов был дан ответ в течение 30 секунд, остальные 70% были отправлены на голосовую почту. 

Подключение к соединению — возможность присоединения к разговору, например, чтобы директор в любое время мог подключиться к разговору с подчиненным, даже если в данный момент работник разговаривает по телефону.

• Благодаря этой функции начальство может оперативно воспользоваться линией одного из сотрудников, если связь требуется очень срочно. Присоединиться к беседе имеет право только человек с определенным статусом.

Бесплатные телефонные номера

• Бесплатный номер содержит знакомый трехзначный код города (800, 866, 888 и т.д.). Клиенты могут бесплатно набрать этот номер со своего устройства, в том числе люди, пользующиеся традиционными стационарными телефонами. Клиенты смогут связаться с вами без необходимости оплачивать дорогие тарифы на междугородние звонки.

Запись звонков/переговоров — анализ данных о звонках для оптимизации обслуживания клиентов и повышения производительности сотрудников.

• Просматривая данные о звонках, Вы можете выявить тенденции, закономерности и области для улучшения, получить представление о предпочтениях клиентов, времени пиковой нагрузки и часто задаваемых вопросах. Информация поможет принимать решения на основе данных для улучшения своих процессов, эффективного распределения ресурсов и обеспечения более персонализированного обслуживания, выявить неэффективность в процессах обработки вызовов и определить области, где менеджерам требуется дополнительное обучение или поддержка.

Поддержка системных телефонных аппаратов — с программируемыми номерами, которые используются для совершения исходящих звонков.

• СТА Максиком используются для звонков со своего рабочего стола без необходимости набора номера и вызова нужного сотрудника нажатием всего одной кнопки. Это делает деловое общение максимально простым даже если абоненты находятся в удаленных местах. А идентификация звонящего с использование системного телефонного аппарата поможет организовать общение в пределах компании, так как менеджер сразу увидит, кто именно его вызывает.

Поддержка нескольких устройств — вызовы с использованием нескольких устройств с одним и тем же номером.

• Например, при подключении системного телефонного аппарата, переговорных устройств громкой связи Максифон, IP телефонов. Деловое общение может быть максимально гибким и удобным. 

Конференц-связь — в процессе делового звонка часто приходится привлекать к участию в обсуждении других сотрудников. В этом случае решающее значение имеет телефонная система, позволяющая проводить конференц-связь, соединить для обсуждения и вызвать сразу группу абонентов.

• Функция конференц-связи позволяет другим членам команды присоединиться к вашему разговору, даже если они находятся в разных офисах. Они могут оказаться даже на другом конце земного шара. По сути, конференц-связь VoIP можно представить как о конференц-зал, в котором используется только аудио. Вы можете общаться с несколькими людьми одновременно, используя всего одну линию. Цифровая IP АТС Максиком MXM500P является единственной на российском рынке мини АТС, выполняющей функции селекторной связи, которые уже встроены, а Мини АТС MP80Р обеспечит Вас возможностью проведения до 15 одновременных конференций. Конференц-связь может быть внешней и внутренней, селекторные совещания и громкоговорящая связь осуществляются на несколько зон.

IP АТС — поможет Вашей команде принимать входящие звонки.

• Устройство, принимающее вызов, например, стационарный телефонный аппарат, может передавать соединение другим пользователям с помощью расширений. Это означает, что ваши клиенты могут позвонить по одному номеру и поговорить с кем угодно в Вашем офисе. 

Международные и междугородние звонки — IP-телефония (VoIP-телефония) как функциональна возможность в Мини АТС Максиком

• Благодаря этой функции Ваши сотрудники могут совершать внешние звонки со своего устройства по VoIP и через сеть интернет. Доплачивать за междугородние звонки не нужно.

Напоминаем, что выбор модели УАТС будет зависеть от Ваших индивидуальных задач:

• Цифровая IP АТС «Максиком» MXM500P обладает уникальными возможностями, подходят для средних и больших организаций, и рекомендуется для крупных компаний со сложной инфраструктурой связи, так как не раз доказала свою оперативность, эффективность и гибкость на многих крупнейших российских предприятиях.
• Гибридные мини АТС «Максиком» MP80P, MP48P — подходят для компаний средних размеров и организации решений в небольших офисах. Помогают решать как ежедневные задачи на предприятиях со средней численности персонала, так и все насущные проблемы, связанные с обработкой входящих звонков, обеспечением связи между подразделениями компании, распределением звонков, контролем и тарификацией.
• Гибридные мини АТС MP35 и MP11 созданы специально для небольших предприятий и офисов, позволяют сэкономить внушительный бюджет на телефонные звонки и внутренние переговоры между сотрудниками, которые станут бесплатными, а также полностью заменяют импортные аналоги и в отличие от виртуальных АТС окупаются очень быстро.

АТС Максиком поможет Вашему офису легко обрабатывать большие объемы вызовов и эффективно распределять входящие запросы среди доступных менеджеров. Это гарантирует, что ни один звонок не останется без ответа, коммуникационные процессы будут оптимизированы, а клиенты получат оперативную помощь.

Мультиком — Российский разработчик систем связи с 1989 года!