Как организовать селекторную связь между предприятиями и филиалами?
Преимущества, сферы применения и правила проведения успешного селекторного совещания.
Что означает понятие «селектор»?
В сфере телекоммуникаций это техническое устройство для телефонного вызова нескольких абонентов одновременно, которое разделяет собеседников на докладчиков и слушателей. Докладчик может и говорить, и слушать, остальные — только слушать. Селектор работает как для внутренней, так и для междугородней связи.
Для чего используют селекторную связь
Основное преимущество селекторной конференц-связи заключается в возможности оперативно проводить собрания между участниками, которые территориально находятся далеко друг от друга, а именно селекторная связь позволяет:
- Разделять участников на группы и определять возможность говорить во время конференции,
- Оперативно управлять кризисными ситуациями и быстро решить актуальные рабочие вопросы,
- Удаленно управлять командой, если совещание проводится с филиалами из других городов или удаленными отделами,
- Быстро оповещать большое количество людей — особенно полезно для образовательных учреждений, госучреждений и силовых структур.
В каких сферах наиболее востребованы селекторные совещания?
Селекторные совещания получили распространение еще в середине XX века — когда с появлением телефона и самого селектора технологию активно начали использовать в ряде отраслей и госсекторе. Изначально селектор активно использовали в железнодорожной отрасли при организации телефонных конференций и на правительственных совещаниях.
В современном мире онлайн-встречи никоим образом не заменяют селекторные совещания, организованные посредством АТС, — селектор актуален по нескольким причинам:
- Удобный формат, отвечающий задачам многих отраслей — все роли определены заранее, нет риска, что участники вмешаются в доклад,
- Оперативное оповещение всех подразделений, филиалов и офисов, мобильность — можно быстро собрать участников независимо от их местоположения,
- Безопасность — никто не подключится к диалогу внезапно, риск утечки данных сведен к минимуму.
Рассмотрим конкретные примеры использования селекторной связи и селекторных совещаний:
- Государственные и силовые структуры, медицина, производственные предприятия — формат селекторных совещаний в госструктурах, на производствах и в сфере медицины позволяет оперативно провести встречу с начальниками отделов, главами районов, городов, областей без личного присутствия. В специфике этих отраслей диалог, где есть один докладчик и слушатели, — является максимально эффективным,
- Торговые компании — селекторные совещания помогают улучшить взаимодействие со своими магазинами, расположенными с разных регионах — это быстрый, эффективный и удобный способ задавать вопросы и решать проблемы. В том числе, можно установить расписание для автоматизации совещаний, участникам не нужно набирать номер, аудиоконференции могут использоваться для улучшения ежедневного общения со своими филиалами, руководители смогут начинать ежедневные встречи вовремя и упростить работу,
- Финансовые и другие крупные компании — если филиалы расположены во многих регионах страны, селекторное совещание отличный способ управлять делами без поездок на личные встречи. Это способ для сотрудников, руководства и руководителей продаж общаться и получать обновления, синхронизировать свои команды и соединить офисы, возможность планировать звонки и оповещать сотрудников в назначенное время, своевременно присоединиться к собраниям и сообщить новости,
- Образование — в сфере образования селекторная связь помогает организовать учебный процесс, решать административные задачи. Помимо решения рабочих вопросов, проведение селекторных встреч используется для обучения сотрудников.
Кроме того, функция селекторной связи часто используется компаниями и командами:
- Для организации аудиоконференций без необходимости подключения к Интернету,
- Для соединения, планирования, обсуждения операций и получения новостей посредством аудиоконференций,
- В отделах маркетинга и продаж для ежедневных звонков и встреч,
- Руководителями отделов при планировании своей повседневной деятельности.
Именно IP селекторная связь позволяет проводить селекторные совещания с участием удаленных абонентов — между предприятиями и филиалами.
Максиком MXM500P — единственная на российском рынке мини АТС с уже встроенным функционалом селекторной связи и возможностью подключения системных телефонные аппаратов для сбора и проведения телефонных конференций и селекторных совещаний. Системный телефонный аппарат позволяет вызвать нужного абонента/филиал нажатием одной кнопки, что делает сбор и проведение совещаний в рамках нужд компании и общения с удаленными предприятиями еще более эффективным.
Функциональные возможности селекторных совещаний на базе Цифровой IP АТС Максиком MXM500P обеспечивают максимальную гибкость для оперативного сбора совещания с нужными Вам абонентами:
- IP селекторная связь с удаленными абонентами — для быстрого сбора селекторного совещания программируется одна из кнопок системного телефонного аппарата или соответствующей ему консоли расширения. Если совещание не запрограммировано заранее, сбор участников осуществляется последовательно,
- IP селекторная связь с участием внутренних IP абонентов, подключенных к сети LAN,
- IP селекторная связь с участием внутренних IP абонентов и внутренних проводных абонентов,
- IP селекторная связь с участием внутренних и внешних IP абонентов и внутренних проводных абонентов.
С технической точки зрения в такую систему связи могут быть включены следующие устройства:
- Мини АТС — для связи с региональными представительствами и предприятиями там могут быть также установлены Мини АТС Максиком либо АТС другого производителя,
- Телефонные аппараты — участники селекторного совещания могут использовать IP телефоны, проводные обычные и системные телефонные аппараты,
- Переговорные устройства — в селекторных совещаниях, организованных на базе Максиком MXM500P, могут использоваться не только телефонные аппараты, но и переговорные устройства, которые имитируют работу телефонных аппаратов. Модификации — audio и video.
Как все виды связи сочетаются в одном и том же устройстве?
Благодаря цифровой IP АТС Максиком MXM500P, которая выполняет все свои функции, одновременно поддерживая до нескольких десятков конференций и селекторов различного состава.
В завершении — несколько правил проведения результативного селекторного совещания
- Планирование — важно предусмотреть, что может пойти не так и подготовить материалы, а также подобрать время, опираясь на расписание максимального количества предполагаемых участников/филиалов/предприятий, чтобы понимать, кто может опоздать. Это особенно важно, если участники находится в разных часовых поясах,
Чтобы всем участникам конференции было комфортно во время мероприятия, рекомендуется также позаботьтесь о том, чтобы они были ознакомлены с повесткой совещания,
- Подготовка материалов и аппаратуры для спикера — спикер или модератор совещания должен позаботиться о подготовке материалов для выступающего, а также проверить исправность оборудования. Если для организации селекторного совещания используется Цифровая Мини АТС MXM500P, Ваше совещание гарантированно не сорвется,
- Пунктуальность — одним из преимуществ селекторных совещаний является возможность запланировать встречу. Поэтому будьте пунктуальны — это важно для авторитета выступающего, дисциплины и удобства участников,
- Соблюдение очередности — пока подключаются слушатели, можно обсудить общие моменты, которые доступны в материалах, в процессе выступающий, как правило, придерживается плана и контролирует время. В конце встречи происходит обсуждение, когда модератор дает возможность включить микрофон,
- Часто по итогам селекторного совещания рассылаются итоги и решения — благодаря использованию цифровой АТС, по окончании совещания протокол вместо с записью можно разослать всем участникам. Так все будут в курсе принятых на совещании решений и своих задач.
Селектор на базе АТС — это коммуникационное решение, которое можно легко настроить и поддерживать. Использование селекторных совещаний повышает продуктивность собраний — Ваша команда будет скоординирована, а руководители филиалов смогут управлять предприятиями еще более эффективно.
Мультиком — Российский разработчик систем связи с 1989 года!
