Правила проведения успешной телефонной конференции, которым легко следовать благодаря пульту селекторной связи Максиком

Главное преимущество конференции, организованной с помощью АТС предприятия и селекторного пульта связи — возможность оперативно, эффективно и конфиденциально обсудить с руководством важные вопросы.

При этом менеджеры и руководители филиалов могут оставаться на рабочих местах, без необходимости присутствия в офисе.

Во время конференц-связи/селекторного совещания, особенно с руководителем, очень важно учитывать ряд нюансов, от которых зависит успешность проведенной встречи или совещания, например:

Некоторые сотрудники могут не решаться высказывать свое мнение, поскольку они не получат той обратной связи, которую получили бы лично,
Разговор может сбить с мысли, если слишком много людей попытаются говорить одновременно,
Иногда бывает сложно определить, кто говорит. Это младший менеджер предлагает идею? Или это руководитель отдела продаж дает указание?
Проблемы с технологиями могут привести к задержкам звонков и затруднению слышимости обсуждаемого вопроса,
Для организации конференц-связи часто требуется больше времени на подготовку, чем для личной встречи, а также требуется более строгое руководство.

Следуя нашим советам и благодаря возможностям пультов селекторной связи на базе Цифровой IP АТС Максиком MXM500P конференц-связь будет проходить максимально результативно:

Как подготовиться к совещанию?

Предупредить о предстоящем конференц-звонке можно заранее, или собрать необходимое число участников возможно срочно, если возникла такая необходимость. Если о предстоящем совещании известно заранее, повестку дня можно разослать сотрудникам перед предстоящим звонком, чтобы поддержать заданную задачу собрания и чётко определить его цели. Цель совещания может использоваться для содействия более активному участию, по каждому запланированному пункту полезно назначить одного человека, который будет его вести. Сделав это, Вы поощрите вовлеченность и побудите всю команду принять активное участие в конференции.
Цифровая IP АТС Максиком MXM500P уже оснащена функцией селекторной связи, что обеспечивает максимальную гибкость. Собрать совещание руководитель может, как запланировав встречу с несколькими филиалами заранее, так и очень срочно — для быстрого решения рабочих задач вызов с пульта оперативно осуществляется на нужного абонента. Проведение совещаний возможно в режиме конференции, когда все слышат и могут говорить всегда, и в режиме селектора — все слышат, но возможность говорить включается оператором пульта для конкретных участников собрания. Качество связи благодаря организации на базе станции Максиком остается на очень высоком уровне, а подключить к АТС MXM500P можно обычные телефонные аппараты, IP-телефоны, системные телефонные аппараты (которые идеально подходят для сбора и проведения телефонных конференций и селекторных совещаний), удаленных и внутренних абонентов, и даже переговорные устройства на местах.

Всегда начинайте совещание вовремя

Если сотрудники знают, что Вы будете ждать, пока они присоединятся к разговору, у них не будет стимула приходить вовремя.
Совещание обязательно состоится вовремя благодаря возможности одним нажатием клавиши на пульте своей станции связаться с любым абонентом системы, в том числе в режиме «свободные руки» (это возможно благодаря реализации громкоговорящей связи на базе двусторонних переговорных устройств Максифон, имитирующих работу телефонных аппаратов).

Установите правила для Ваших конференц-звонков

Необходимо установить правила для звонков, чтобы получить от них максимальную пользу. Это поможет избежать путаницы и не позволит участникам перебивать друг друга. Лицо, ведущее разговор, несет ответственность за поддержание темы разговора. Это очень важно, потому что, поскольку нет визуальных подсказок, которые могли бы направлять участников, разговор может очень легко отклониться от темы. Например, если обсуждение продолжается слишком долго, порекомендуйте участникам организовать отдельный звонок, чтобы продолжить обсуждение позже, если несколько участников пытаются говорить одновременно, установите порядок, чтобы все участники имели возможность высказать свое мнение.
Именно для максимальной организованности — селекторное совещание на базе Цифровой IP АТС Максиком MXM500P настраивается в соответсвии с конкретными задачами предприятия и отдельных сотрудников. Для этого предусмотрены возможности ввода специальных команд на пульте — участники имеют право голоса, участники только слушают, а также возможность одному из участников селекторного совещания запросить слово или выйти на время из совещения для уточнения информации, а потом вернуться к нему.

Запишите конференц-связь

Важно записывать конференц-звонки — эти записи могут быть единственным способом, при помощи которого некоторые сотрудники получают необходимую им информацию. Участники смогут прослушивать совещание, когда позволяет их график.
Цифровая IP АТС Максиком MXM500P поддерживает широчайшие возможности связи и очень большой список полезных функций, среди которых и запись телефонных переговоров. Важно также отметить конфиденциальность совещаний — селекторная связь на базе АТС надежно защищена от несанкционированных вторжений.

Подведите итоги разговора

Очень важно резюмировать проведённое селекторное совещание, уточнить, что было сказано и согласовано во время звонка. В отчёте по проведённому совещанию должно быть указано, какие сотрудники несут ответственность за каждое действие, мотивировать ответственных выполнить задачи в срок.
Резюмировать проведённое совещание поможет организация связи по принципу один говорит — все слушают с правом руководителя прерывать или отключать докладчиков.

Как правило, ведущим селекторного совещания является руководитель, он – ключ к успеху. Именно для руководителя предприятия пульт селекторной связи – прекрасная возможность обсудить обновления продуктов, методы продаж и повысить успех бизнеса в целом.

Селекторные совещения и конференц-связь на базе Российской IP АТС Максиком MXM500P от Российского разработчика «Мультиком» — комплексное решение, интегрированное в систему связи, гибкое, многофункциональное и отвечающее всем требованиям Российского рынка — гарантия 3 года, доставка, подключение и сервис на всей территории РФ.

«Мультиком» — Российский разработчик систем связи с 1989 года!

[contact-form-7 404 "Not Found"]

Политика конфиденциальности

Какие персональные данные мы собираем, зачем нам это нужно, как мы их храним и обрабатываем.

Ваши ФИО, номер телефона, название организации и должность.

Эти персональные данные позволяют нам однозначно идентифицировать Вас в дальнейшем в следующих ситуациях:

Вы проявили интерес к нашей продукции и (или) услугам и хотите обсудить решение конкретной задачи (закупка того или иного оборудования, разработка решения по системе связи и т.п.) В таком случае, мы должны знать Ваши фамилию, имя и отчество для того, чтобы специалисты компании могли обращаться к вам соответствующим образом. Нам может понадобиться указанный Вами номер телефона и(или) адрес электронной почты для оперативной связи с Вами и обсуждения вопросов, связанных с оказанием Вам услуг по организации системы связи. В случае, если в результате обсуждения мы перейдем к составления договора, Ваши ФИО, номер телефона, название организации и должность могут быть использованы при составлении договора с указанием Вас в качестве представителя организации, подписывающего договор, или в качестве контактного лица. В случае, если мы сочтем, что интересующее Вас оборудование и(или) услуги могут быть быстрее оказаны сертифицированным представительством, сервисным центром или одним из наших дилеров, мы передадим эти персональные данные соответствующей компании, чтобы ее представители связались с Вами и предоставили Вам необходимое оборудование и(или) услуги по договору, который Вы сможете заключить с этой компанией. Список наших представительств указан на сайте. Заранее уведомляем Вас о том, что компании, осуществляющие поставки нашего оборудования и оказание соответствующих услуг на территории РФ, являются самостоятельными юридическими лицами, имеющими собственную политику конфиденциальности и самостоятельно несущими ответственность за хранение и обработку Ваших персональных данных.
Вы проявили интерес к некоторым специальным системам связи. В таком случае, указание названия Вашей организации, имени, фамилии, должности и контактных данных (телефон и (или) электронная почта) является подтверждением того, что дополнительная информация о системе специальной связи, которую мы направим после получения запроса, не попадет в чужие руки.
Вы хотели бы стать нашим партнером. В таком случае, нам могут понадобиться Ваши ФИО, должность, телефон и адрес электронной почты для обсуждения вопросов партнерства и поставок, а также данные о расположении вашей организации для размещении информации на интерактивной карте — в том случае, если наши компании становятся партнерами. Размещение информации на карте — способ сообщить потенциальным клиентам о наличии интересующих их товаров и услуг в непосредственной близости.
Вы сертифицированный специалист, т.е., прошли очное или заочное обучение по работе с нашим оборудованием и получили соответствующий сертификат. Ваши ФИО, телефон и(или) адрес электронной почты и название организации могут быть размещены в соответствующей разделен сайта, чтобы те, кто живет и работает в вашем регионе и нуждается в консультационной и сервисной помощи, знали, к кому обращаться.
Вы собираетесь стать подписчиком нашего сайта и получать специальные рассылки. В таком случае, нам дополнительно понадобятся данные о Вашей сфере деятельности, специализации и предпочтениях — чтобы направлять Вам только ту информацию, которая будет Вам интересна и полезна.